Dans un tournoi qui rassemble plusieurs centaines de participants, il faut une date limite d’inscription. Pas pour embêter le monde, mais parce que c’est la seule façon de savoir à peu près combien de joueurs seront vraiment présents.

Et pourquoi c’est si important de le savoir avant le 9 février ?

  • Les compagnies d’amusement ne préparent pas 70 tables « au feeling ». Elles montent exactement le nombre de tables commandé… et elles les préparent début février. Trop d’inscriptions de dernière minute = pas assez de tables.
  • Les trophées : on a une grille claire 1–7 joueurs → 1 trophée 8–15 joueurs → 2 trophées 16 et + → 3 trophées Il faut graver / imprimer / coller les étiquettes. Ça prend du temps. On ne peut pas deviner deux jours avant.
  • Les bourses (gros point sensible) : On doit avoir ~70 000 $ à la banque un mois avant pour pouvoir tout payer. Les virements prennent parfois 3–5 jours ouvrables. Préparer 22 à 25 tournois avec 4 à 16 bourses demande des heures (voire des jours). Si 3 000 $ supplémentaires arrivent après, on recommence tout à zéro… et on risque des erreurs.
  • Les tableaux de tournoi : ex. : nous avons 15 équipes et 3 retardataires de dernière minute demande de refaire les tableaux de A à Z. 8, 16 ou 32 joueurs par tableau ? On ne peut pas deviner la veille.

Et la cerise : la semaine avant l’événement, toute l’équipe est en mode montage. Il n’y a plus personne pour gérer 40 inscriptions de dernière seconde.

C’est pour ça qu’on fait comme suit :

  • Jusqu’au 9 février → inscription normale
  • Du 10 au 16 février → inscription avec frais de retard (seulement 10 $ CA par joueur)
  • Après le 16 → on ferme et on met des TBA (To Be Announced) dans les tableaux pour se protéger. Les TBA pourront être pris par des joueurs de dernière minute… mais sans garantie.

Pour comparaison :

  • Au tournoi international de Las Vegas → +25 $ US par joueur (souvent plus selon la catégorie)
  • Marathon de Québec → augmentation progressive en avril, puis encore plus cher le dernier mois

Nous, on reste à 10 $ symboliques. C’est juste assez pour motiver à s’inscrire dans les temps… sans être punitif.

En résumé Pas de frais de retard = roulette russe avec la logistique. Tables manquantes, bourses mal calculées, trophées manquants, tableaux refaits 15 fois, stress maximum pour tout le monde… et au final, un événement qui roule beaucoup moins bien.

10 $ pour éviter tout ça, ça vaut largement la peine. Inscrivez-vous avant le 9 février et on passe un super tournoi tous ensemble, sans stress inutile.

Merci de votre compréhension – on vous attend nombreux ! 🎾🏆